Previous

Aktuell

Immer auf dem neuesten Stand - Aktuelles bei BRECHT & PARTNER

Ausbildung

Starten Sie in die Zukunft - mit einer Berufsausbildung bei BRECHT & PARTNER

Die neue E-Bilanz von BRECHT & PARTNER

Wirtschaftsprüfung

BRECHT & PARTNER - Wirtschaftsprüfung

Ansprechpartner

Freuen Sie sich auf das Gespräch mit uns - Ihre Ansprechpartner.

Unternehmensberatung

In Richtung Erfolg - mit der Unternehmensberatung von BRECHT & PARTNER

Steuerberatung BRECHT & PARTNER

Steuerberatung

Immer richtig am Wind. Steuerberatung von BRECHT & PARTNER.

Next
 

I. Rechtlicher Hintergrund

1. Allgemeines

Jeder Unternehmer ist nach dem Steuer- und dem Handelsrecht verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren.

So sind u. a. Geschäftsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Bilanzen sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, Buchungsbelege sowie Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union zehn Jahre aufzubewahren.

Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe (sowie Kopien hiervon) und sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind sechs Jahre aufzubewahren.

Hinweis: Die Aufbewahrungsfristen können sich allerdings verlängern, wenn die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.

Nach Ablauf der regulären Aufbewahrungsfrist sind Unterlagen insbesondere dann aufzubewahren, wenn sie für folgende Sachverhalte von Bedeutung sind:

  • eine begonnene Außenprüfung,
  • eine vorläufige Steuerfestsetzung,
  • anhängige steuerstraf- und bußgeldrechtliche Ermittlungen,
  • ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder
  • zur Begründung von Anträgen des Steuerpflichtigen.

2. Sonderregelung für Rechnungen

Speziell im Umsatzsteuergesetz geregelt ist die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen. Danach hat ein Unternehmer eine Kopie der Rechnung, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat, sowie alle Rechnungen, die er erhalten oder die ein Leistungsempfänger oder ein Dritter in dessen Namen und für dessen Rechnung ausgestellt hat, zehn Jahre lang aufzubewahren.

3. Private Unterlagen

Unterlagen aus dem Privatbereich, mit denen z. B. Werbungskosten, Sonderausgaben und außergewöhnliche Belastungen belegt werden, sind nach dem Gesetz grundsätzlich nicht aufbewahrungspflichtig. Dies gilt auch für private Kontoauszüge. Eine Ausnahme gilt für Rechnungen, Zahlungsbelege oder andere beweiskräftige Unterlagen, die Privatpersonen (oder Unternehmer für den nichtunternehmerischen Bereich) im Zusammenhang mit Leistungen an einem Grundstück erhalten. Hier gilt eine zweijährige Aufbewahrungsfrist. Eine weitere Ausnahme gilt für Steuerpflichtige, die aus Überschusseinkünften (z. B. Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit, Kapitalvermögen, Vermietung und Verpachtung) mehr als 500.000 € im Jahr erzielen. Sie müssen Unterlagen und Aufzeichnungen, die ihre Einnahmen und Werbungskosten belegen, sechs Jahre lang aufbewahren.

4. Form der Aufbewahrung

Mit Ausnahme der Jahresabschlüsse, der Eröffnungsbilanz und der Zollbelege nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union, die im Original aufbewahrt werden müssen, können alle übrigen Unterlagen auch in digitaler Form aufbewahrt werden. Hierbei sind dann u. a. die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung zu beachten. Zudem muss sichergestellt sein, dass die Wiedergabe oder die Daten

  • mit den empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden,
  • während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.

Hinweis: Beachten Sie, dass Belege auf Thermopapier nach einiger Zeit verblassen können. Wir raten hier, diese für den Fall einer Prüfung seitens der (Finanz)Behörde zu kopieren und zusammen mit dem Originalbeleg aufzubewahren.

5. Beginn der Aufbewahrungsfrist

Die Aufbewahrungspflicht beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in die Unterlage erfolgt ist bzw. das Inventar, die Bilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt ist. Bei Rechnungen beginnt die Aufbewahrungsfrist jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist.


Hinweis
: Die Aufbewahrungsfrist für Verträge (z. B. Mietverträge) beginnt erst mit dem Ende der Vertragsdauer zu laufen.

 

II. ABC der Aufbewahrungsfristen

Im Folgenden haben wir für Sie eine alphabetische Übersicht zur Aufbewahrung verschiedener Aufzeichnungen und Belege zusammengestellt. Bei einer Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren bedeutet dies für den Stichtag 1.1.2017, dass Unterlagen aus 2006 und früher vernichtet werden können. Bei einer Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren können am 1.1.2017 Unterlagen aus 2010 und früher vernichtet werden.

A

Abrechnungsunterlagen (soweit Buchungsbelege)

10 Jahre

Abschlagszahlungen

10 Jahre

Abschlussbuchungsbelege

10 Jahre

Abschlusskonten

10 Jahre

Abschlussrechnungen

10 Jahre

Abschreibungsunterlagen

10 Jahre

Abtretungserklärungen nach Erledigung

6 Jahre

Akkreditive

6 Jahre

Aktenvermerke (soweit Buchungsbelege)

10 Jahre

An-, Ab- und Ummeldungen zur Krankenkasse

6 Jahre

Angebote, die zum Auftrag geführt haben

6 Jahre

Anhang zum Jahresabschluss (§ 264 HGB)

10 Jahre

Anlageninventare

10 Jahre

Anlagenverzeichnis

10 Jahre

Anlagevermögensbücher und -karteien

10 Jahre

Anwesenheitslisten (soweit für Lohnbuchhaltung erforderlich)

10 Jahre

Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung

10 Jahre

Ausgangsrechnungen

10 Jahre

Außendienstabrechnungen

10 Jahre

Auszahlungsbelege

10 Jahre

B

Bankbelege

10 Jahre

Bankbürgschaften (nach Vertragsende)

6 Jahre

Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger (soweit Buchungsbelege)

10 Jahre

Belege und sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen, soweit Buchfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung)

10 Jahre

Belegformate

10 Jahre

Bestandsberichtigungen

10 Jahre

Bestandsermittlungen (Inventurunterlagen)

10 Jahre

Bestandsverzeichnisse

10 Jahre

Bestell- und Auftragsunterlagen

6 Jahre

Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsunterlagen

10 Jahre

Betriebskostenrechnungen

10 Jahre

Betriebsprüfungsberichte

6 Jahre

Bewertungsunterlagen (soweit Buchungsbelege und steuerlich relevant)

10 Jahre

Bewirtungsunterlagen (soweit Buchungsbelege)

10 Jahre

Bilanzbücher

10 Jahre

Bilanzen (Jahresbilanzen)

10 Jahre

Bilanzkonten

10 Jahre

Bilanzunterlagen

10 Jahre

Bruttoerlösnachweise

6 Jahre

Bruttolohnlisten

6 Jahre

Buchführungsrichtlinien (für gesetzlich vorgeschriebene Konzernabschlüsse)

10 Jahre

Buchungsanweisungen

10 Jahre

Buchungsbelege

10 Jahre

Bürgschaftsunterlagen (nach Vertragsende)

6 Jahre

D

Datenträger (von Handelsbüchern, Inventaren, Lageberichten, Konzernlageberichten/einschließlich der zum Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen/Organisationsunterlagen)

10 Jahre

Darlehensunterlagen (nach Vertragsende)

6 Jahre

Darlehensverträge (nach Vertragsende)

6 Jahre

Dauerauftragsunterlagen (nach Vertragsende )

10 Jahre

Debitorenkonten

10 Jahre

Debitorenliste, soweit Bilanzunterlagen

10 Jahre

Depotauszüge

10 Jahre

E

Einfuhrunterlagen

6 Jahre

Eingabebeschreibungen bei EDV-Buchführungen

10 Jahre

Eingangsrechnungen

10 Jahre

Einnahmeüberschussrechnung

10 Jahre

Einzahlungsbelege

10 Jahre

Eröffnungsbilanzen

10 Jahre

F

Fahrtkostenerstattungen

10 Jahre

Fehlermeldungen, Fehlerkorrekturanweisungen bei EDV-Buchführung

10 Jahre

Finanzberichte

6 Jahre

Frachtbriefe

6 Jahre

Freistellungsaufträge für Kapitalerträge

6 Jahre

G

Gehaltsabrechnungen/Bücher (soweit Bilanzunterlagen/ Buchungsbelege)

10 Jahre

Gehaltslisten

10 Jahre

Gehaltsquittungen

10 Jahre

Gehaltsvorschusskonten

10 Jahre

Geschäftsberichte

10 Jahre

Geschäftsbriefe (außer Rechnungen oder Gutschriften)

6 Jahre

Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresrechnung)

10 Jahre

Grundbuchauszüge

10 Jahre

Grundbücher

10 Jahre

Grundstücksverzeichnisse (soweit Inventar)

10 Jahre

Gutschriften

10 Jahre

H

Handelsbilanzen

10 Jahre

Handelsbriefe (außer einer Rechnung oder Gutschrift)

6 Jahre

Handelsbücher

10 Jahre

Handelsregisterauszüge

6 Jahre

Hauptversammlung (u. a. Beschlüsse)

10 Jahre

I

Inventare als Bilanzunterlagen

10 Jahre

Investitionszulageunterlagen

6 Jahre

J

Jahresabschlüsse

10 Jahre

Jahresabschlusserläuterungen

10 Jahre

Journale für Hauptbuch und Kontokorrent (soweit Buchungsbelege)

10 Jahre

K

Kassenberichte

10 Jahre

Kassenbücher, -blätter

10 Jahre

Kassenbelege

10 Jahre

Kontenpläne

10 Jahre

Kontenregister

10 Jahre

Kontoauszüge

10 Jahre

Kontokorrentbücher

10 Jahre

Konzernabschlüsse

10 Jahre

Konzernlagebericht

10 Jahre

Kreditunterlagen (soweit Buchungsbelege)

10 Jahre

L

Lageberichte (auch für Konzerne)

10 Jahre

Lagerbuchführungen

10 Jahre

Lieferscheine*

6 Jahre

Lieferscheine (soweit Buchungsbelege)

10 Jahre

Lohnbelege

10 Jahre

Lohnkonten

10 Jahre

Lohnlisten

10 Jahre

Lohnsteuerunterlagen

10 Jahre

M

Magnetbänder mit Buchfunktion

10 Jahre

Mahnbescheide

6 Jahre

Mahnungen

6 Jahre

Mietunterlagen, soweit Buchungsbelege (nach Vertragsende)

10 Jahre

N

Nachkalkulationen

10 Jahre

Nachnahmebelege

10 Jahre

Nebenbücher

10 Jahre

Nutzflächenermittlungen (soweit steuerlich relevant)

10 Jahre

O

Orderpapiere

6 Jahre

Organisationsunterlagen und -pläne (für gesetzlich vorgeschriebene Konzernabschlüsse)

10 Jahre

P

Pachtunterlagen, soweit Buchungsbelege (nach Vertragsende)

10 Jahre

Preislisten

6 Jahre

Preislisten (soweit Bewertungsunterlagen)

10 Jahre

Preisvereinbarungen als Handelsbrief

6 Jahre

Protokolle allgemeiner Art

6 Jahre

Provisionsabrechnungen mit Unterlagen

10 Jahre

Prozessakten nach Abschluss des Verfahrens

10 Jahre

Prüfungsberichte (Abschlussprüfer)

10 Jahre

Prüfungsberichte (Innenrevision)

0 Jahre

Q

Quittungen (soweit Buchungsbelege)

10 Jahre

R

Rechnungen

10 Jahre

Rechnungen Nichtunternehmer (bei Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück)

2 Jahre

Reisekostenabrechnungen

10 Jahre

Rückscheine

6 Jahre

S

Sachkonten

10 Jahre

Saldenbilanzen

10 Jahre

Schadensmeldungen

6 Jahre

Schadensunterlagen (soweit Buchungsbelege)

10 Jahre

Scheck- und Wechselunterlagen

6 Jahre

Schriftwechsel

6 Jahre

Skontounterlagen

10 Jahre

Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung

10 Jahre

Spendenbescheinigungen

10 Jahre

Steuererklärungen/Steuerbescheide

10 Jahre

Systemhandbücher

10 Jahre

T

Tätigkeitsberichte (soweit Buchungsbelege)

10 Jahre

Telefonkostennachweise (soweit Buchungsbelege)

10 Jahre

U

Übernahmebescheinigungen (Spediteur)

6 Jahre

Überstundenlisten (soweit Lohnbelege)

10 Jahre

Überweisungsbelege

10 Jahre

V

Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen)

10 Jahre

Verkaufsbelege

10 Jahre

Verkaufsbücher, -journale

10 Jahre

Vermögensverzeichnis

10 Jahre

Vermögenswirksame Leistungen (soweit Buchungsbelege)

10 Jahre

Vermögenswirksame Leistungen (Handelsbriefe)

6 Jahre

Versand- und Frachtunterlagen (soweit Buchungsbelege)

10 Jahre

Verschiffungsunterlagen (soweit Buchungsbelege)

10 Jahre

Versicherungspolicen (nach Ablauf der Versicherung)

6 Jahre

Verträge

6 Jahre

Verträge (soweit handels-/steuerrechtlich von Bedeutung)

10 Jahre

Vollmachten (Urkunden)

6 Jahre

W

Warenbestandsaufnahmen (Inventuren)

10 Jahre

Wareneingangs- und -ausgangsbücher

10 Jahre

Wechsel (soweit Buchungsbelege)

10 Jahre

Weihnachtsgratifikation (soweit Buchungsbelege)

10 Jahre

Werbekosten, Belege

10 Jahre

Wertpapieraufstellungen als Bilanzunterlagen

10 Jahre

Wertpapierkurse als Buchungsbelege

10 Jahre

Z

Zahlungsanweisungen (soweit Buchungsbelege)

10 Jahre

Zeichnungsvollmachten

6 Jahre

Zollbelege

10 Jahre

Zugriffsregelungen bei EDV-Buchführung

10 Jahre

Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel/Umstellung des Wirtschaftsjahres)

10 Jahre


* Nach einem derzeit in Diskussion befindlichen Gesetzgebungsvorhaben soll die Aufbewahrung von Lieferscheinen, die keine Buchungsbelege sind und deren Inhalt eingangs- bzw. ausgangsseitig durch eine entsprechende Rechnung dokumentiert ist, entfallen. Diese geplante Regelung ist allerdings umstritten.

Rechtsstand: 1.1.2017

Alle Informationen und Angaben haben wir nach bestem Wissen zusammengestellt. Sie erfolgen jedoch ohne Gewähr. Diese Information kann eine individuelle Beratung im Einzelfall nicht ersetzen.